Office Management (gn) | Hamburg

Du bist von Kopf bis Fuß auf Teamwork eingestellt?
Der Sunny Darling in deinem Freundeskreis, fein abgeschmeckt mit der richtigen Prise Durchsetzungsvermögen und Akribie?
Und denkst bei Problemen direkt an ihre Lösung?

Dann werde ab 01.01.2026 unser neues Office Management (Vollzeit)! In unserem wimmelnden Wohlfühl-Büro bist du ein wichtiges Scharnier, das gut geölt den Laden zusammen halten kann. Du empfängst unsere Gäste ruhig und herzlich, auch wenn du gleichzeitig am Telefon einen Wasserrohrbruch reparieren lässt und die Kaffeemaschine Samba tanzt. Dabei steht hinter dir ein großer, feiner Haufen an kreativen Köpfen, die dir kleine Scherze auf Post-its unterjubeln und immer bereit sind, dir zur Hand zu gehen.

__________________________________________________________________

Are you a team player through and through?
Are you the sunny darling of your circle of friends, with just the right amount of assertiveness and meticulousness?
And when problems arise, do you immediately think about how to solve them?

Then become our new Office Manager (full-time) starting January 1, 2026!

In our bustling, feel-good office, you will be an important linchpin, keeping everything running smoothly. You will welcome our guests calmly and warmly, even if you are simultaneously on the phone arranging for a burst water pipe to be repaired and the coffee machine is dancing the samba. Behind you is a large, fine bunch of creative minds who slip you little jokes on Post-its and are always ready to lend a hand.

• Verantwortung für das Office Management, d.h. für den reibungslosen Ablauf aller Prozesse im täglichen Bürobetrieb
• Administrative Büro-Organisation von A wie Ordnung über Materialbestellungen und -kontrolle bis Z wie Lagerverwaltung 
• Empfangstätigkeiten (Kund:innenempfang, -bewirtung und -betreuung), internationale Korrespondenz mit Kund:innen und Dienstleister:innen sowie Bearbeitung der eingehenden Post
• Schnittstelle in der Bürokommunikation, auch im Austausch mit den anderen Standorten (Berlin und München)
• Vertragsmanagement (Rahmenverträge Hotels, Handy- und Mobilfunkverträge, Kommunikation mit Vermietern der Büros und Parkplätze) und Fuhrparkverwaltung
• Unterstützung von Projekten/Drehs in Bezug auf Office-Management-relevante Themen wie z.B. Kurierbuchungen oder Koordination von Inhouse-Kund:innenterminen
• Aktive Mitarbeit im Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit an den Standorten
• Durchführung und Kontrolle Tisax-konformer Maßnahmen im Büro-Kontext
• Aktive Partizipation und Durchführung von Maßnahmen für ein grüneres Büro und “Green Production”

__________________________________________________________________

• Responsibility for office management, i.e., for the smooth running of all processes in daily office operations
• Administrative office organization from A to Z, including ordering and checking materials and warehouse management
• Reception duties (welcoming, entertaining, and assisting customers), international correspondence with customers and service providers, and processing incoming mail
• Interface in office communication, including communication with other locations (Berlin and Munich)
• Contract management (framework agreements for hotels, cell phone and mobile phone contracts, communication with office and parking lot landlords) and fleet management
• Support for projects/film shoots in relation to office management-related topics, such as courier bookings or coordination of in-house customer appointments
• Active involvement in occupational health and safety at the locations
• Implementation and monitoring of Tisax-compliant measures in the office context
• Active participation and implementation of measures for a greener office and “green production”

• Arbeitserfahrungen als Office Manager:in, Empfangsmitarbeiter:in, Teamassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung gern gesehen, aber kein Muss
• Basis-Know-How in buchhalterischen Fragen oder Bereitschaft, sich da reinzufuchsen
• Begeisterungen für Bewegtbild und die Medienbranche
• Mac OS, Google Drive und die gängigen Office-Programme (Excel, Word) sind dir bekannt
• Empathie im Handeln und Denken sowie exzellente Kommunikationsskills
• Gewissenhaftes, genaues und selbstständiges Arbeiten 
• Freude am Ausarbeiten eigener und Weiterentwicklung existierender Workflows und Strukturen
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

__________________________________________________________________

• Work experience as an office manager, receptionist, team assistant, or executive assistant is welcome but not required
• Basic knowledge of accounting issues or willingness to learn
• Enthusiasm for moving images and the media industry
• Familiarity with Mac OS, Google Drive, and common office programs (Excel, Word)
• Empathy in actions and thinking, as well as excellent communication skills
• Conscientious, accurate, and independent work
• Enjoyment in developing your own workflows and structures and further developing existing ones
• Excellent written and spoken German and English

• Flache Hierarchien und Team-Events inkl. Family Vibes
• Zusatz- und Auslandskrankenversicherung
• Cooles Büro mit unverbautem Blick auf die Hafenkräne und nem Grill auf dem Balkon
• Individuelle Fortbildungen sowie Team-Workshops und eine interne Academy
• Zuschüsse für Sport und Mobilität möglich
• Corporate Mental Health Angebot
• Kooperationen und Rabatte
• Nintendo Switch und eine Lässt-Barista-Herzen-Höher-Schlagen-Coffee-Station

__________________________________________________________________

• Flat hierarchies and team events, including family vibes
• Supplementary and international health insurance
• Centrally located office with unobstructed views of the harbor cranes and a grill on the balcony
• Plenty of room for initiative
• Team workshops and an internal academy
• Sports and mobility subsidy
• Corporate mental health program
• Partnerships and discounts
• Nintendo Switch and a coffee station that makes baristas' hearts beat faster

Schick uns deine Bewerbung (Lebenslauf und Anschreiben und was du sonst noch teilen willst, max. 10MB) und einem Link zu deinem favorite Insta/Youtube-Channel bitte per Mail ab sofort an jobs@27km.de

__________________________________________________________________

Send us your application (resume and cover letter and anything else you want to share, max. 10MB) and a link to your favorite Insta/YouTube channel by email to jobs@27km.de

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

AP: Mimi Hassan, Anja Feldtkeller, Valentina Pansegrau

__________________________________________________________________

We value diversity and therefore welcome all applications – regardless of gender, nationality, ethnic and social background, religion/belief, disability, age, sexual orientation, and identity.
‍
AP: Mimi Hassan, Anja Feldtkeller, Valentina Pansegrau